Untis Multiuser einrichten: Was Schulen wissen müssen.

Einzelplatz oder Multiuser — der Unterschied

Im klassischen Einzelplatzbetrieb speichert Untis alle Plandaten in einer lokalen Datei. Das funktioniert, solange genau eine Person plant. In der Praxis arbeiten an einer Schule aber mehrere Menschen mit denselben Daten: die Stundenplanerin, der Vertretungsplaner, die Kursplanung der Oberstufe. Werden Dateikopien per E-Mail oder USB-Stick weitergereicht, entstehen zwangsläufig Versionskonflikte — und irgendwann kursieren drei Stände, von denen keiner ganz aktuell ist.

Untis Multiuser ersetzt die Datei durch eine zentrale Datenbank. Alle Berechtigten arbeiten gleichzeitig am selben Datenbestand — mit Rechteverwaltung, ohne Import/Export-Schleifen, ohne Versionschaos. Stundenplanung, Vertretungsplanung und Kursplanung greifen live ineinander.

Was der Umstieg im Alltag bringt

• Gleichzeitiges Arbeiten: Vertretungsplanung am Morgen, während parallel der Plan fürs nächste Halbjahr entsteht.
• Ein Datenbestand: Jede Änderung ist sofort für alle sichtbar — keine widersprüchlichen Dateikopien mehr.
• Rechte und Rollen: Wer darf planen, wer nur ansehen? Das regelt die Benutzerverwaltung, nicht der Dateizugriff.
• Weniger Risiko: Eine zentrale, gesicherte Datenbank statt Planungsdateien auf einzelnen Dienstrechnern.

Die Technik dahinter

Untis Multiuser benötigt einen Datenbankserver (in der Regel MySQL/MariaDB oder Microsoft SQL Server), den die Untis-Arbeitsplätze über das Netzwerk erreichen. Damit stellen sich für die Schule drei praktische Fragen:

• Wo läuft die Datenbank? Auf einem Server im Schulnetz, beim Schulträger oder bei einem Dienstleister — entscheidend ist ein Serverstandort, der DSGVO-konform betrieben wird.
• Wie ist der Zugang gesichert? Verbindungen sollten ausschließlich verschlüsselt erfolgen; Zugänge nur für die Planungsberechtigten.
• Wer kümmert sich um Backups und Updates? Tägliche, automatische Sicherungen sind Pflicht — der Stundenplan ist ein Kernstück des Schulbetriebs.

Datenschutz: Worauf Schulen achten müssen

Plandaten sind personenbezogene Daten: Namen und Kürzel von Lehrkräften, Klassenzuordnungen, Einsatzzeiten. Damit gilt die DSGVO in vollem Umfang. Konkret heißt das:

• Serverstandort Deutschland (bzw. EU) und keine Übermittlung in Drittländer,
• ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), wenn ein Dienstleister die Datenbank betreibt,
• Datensparsamkeit und Zugriffskontrolle — nur das Planungsteam erhält Zugänge,
• Verschlüsselung der Verbindungen und geregelte Löschfristen für Altdaten.

Selbst betreiben oder betreiben lassen?

Technisch kann eine Schul-IT den Datenbankserver selbst aufsetzen. In der Praxis scheitert es selten an der Einrichtung, sondern am Dauerbetrieb: Updates, Sicherungen, Monitoring und die Frage, wer im Fehlerfall erreichbar ist — verlässlich, auch in den Ferien und am Sonntagabend vor der ersten Stunde. Genau dafür gibt es betreute Angebote: Der Dienstleister stellt die Datenbank bereit, übernimmt die bestehenden Untis-Daten, verbindet die Arbeitsplätze und verantwortet Betrieb, Sicherung und Pflege. Das Planungsteam arbeitet einfach — um den Rest kümmert sich jemand, dessen Alltag das ist.

Checkliste für den Umstieg

• Wer plant bei uns alles mit Untis — und wer soll künftig gleichzeitig arbeiten können?
• Liegt unsere Untis-Lizenz für Multiuser vor (bzw. ist das Modul lizenziert)?
• Wo soll die Datenbank laufen — und ist der Standort DSGVO-konform?
• Ist der Zugang verschlüsselt und auf das Planungsteam beschränkt?
• Sind tägliche Backups eingerichtet — und wurde die Wiederherstellung getestet?
• Gibt es einen AV-Vertrag mit dem Betreiber?
• Wer ist im Störungsfall erreichbar?